System som vil revolusjonere bransjen

– Det nye datasystemet, der det aller meste av kommunikasjonen mellom leverandør og kunde vil foregå på Ipad og mobiltelefon, vil revolusjonere storkjøkkenbransjen i Norge, tror Brede Hemma (til venstre) hos Fredrikstad Storkjøkkensenter og Arne Dalseng, daglig leder i BFSN. (Foto: Morten Holt)

– Vi tror at dette kan revolusjonere hele storkjøkkenbransjen. Det vil rett og slett bli en ny hverdag for både våre medlemsbedrifter og for alle kundene der ute. Det er innovasjon på høyt nivå, mener daglig leder for BFSN (Bransjeforening for Storkjøkkenleverandører i Norge), Arne Dalseng og Brede Hemma i Fredrikstad Storkjøkkensenter, som har vært en testpilot i det nye og omfattende prosjektet siden tidlig i 2012.

Nå er det ferdig utviklet, og mange flere bør ta seg tid til å sette seg inn i hva det nye systemet gir av fordeler.

Dalseng forteller at hvitevaresektoren ble samlet i et lignende system for hele sektoren for noen år siden. Storkjøkkenbransjen her til lands ville ikke være noe dårligere, så hvilke fordeler dette innebar, og tok kontakt med et datafirma for å utvikle sitt eget system.

Et nytt og revolusjonerende system ble resultatet.

Spesialtilpasset storkjøkkenbransjen

Det er Smart Tech AS som har utviklet IKT-løsningen (informasjons- og kommunikasjonsteknologi) i samarbeid med BFSN, basert på kunnskap og input fra folk i bransjen. Det hele dreier seg om et kunde- og servicesystem spesialtilpasset storkjøkkenbransjen – og dens kunder.

Løsningen er fullt mobil og kan integreres med eksisterende system på kjente plattformer, for eksempel økonomisystemer og nettbutikker. Gjennom systemet opprettes en etikett med medlemsbedriftens navn med en QR-kode, som klistres på alle produkter som leveres (eller er levert).

Raskere service

Brede Hemma klistrer på etiketten på utstyret, mens Arne Dalseng følger med på sin iPad. (Foto: Morten Holt)

Når det trengs service eller annen informasjon om produktet, skanner kunden bare QR-koden med en mobiltelefon eller iPad – og så er prosessen i gang.

Alt kobles opp mot leverandøren, som kan sende servicemedarbeideren ut med en gang. Han eller hun får samtidig alle de opplysninger som er nødvendig for å utføre oppgaven (koblingssystemer, delelister, brukerveiledninger, tidligere rapporterte feil etc.).

– Alt går rett inn i historikken i datasystemet. Samtidig brukes telefon eller iPad som «kvitteringsblokk», og slik sett kan en faktura sendes ut før teknikeren har forlatt kunden, forteller Arne Dalseng i BFSN og daglig leder Brede Hemma i Fredrikstad Storkjøkkensenter.

Etikettene som brukes er utviklet slik at de skal tåle både kjemikalier og storkjøkkendrift.

Papirsystemet blir borte

– For oss fungerer dette helt optimalt. Vi sparer utrolig mye tid. Det er et forholdsvis omfattende arbeid i forkant for å plotte inn nødvendige data, men vi får så vanvittig mye igjen i den andre enden. Hos oss er «papirsystemene» stort sett borte. Vi får automatisk og uten ekstraarbeid fortløpende lagerstyring og oversikt, vi har full kontroll over alle jobber og vedlikeholdsavtaler som er i ordre, både påbegynt og ferdigbehandlet. Alt i alt får teknikere, serviceleder og økonomiavdelingen en vesentlig enklere hverdag, forteller Hemma.

Portalen er åpen for alle. Han påpeker også at kundene også har tilgang til deler av systemet, der man finner utstyrets historikk, serviceintervaller og andre nyttige opplysninger om det aktuelle produktet.

– Kundene får registrert alt sitt utstyr, og får full oversikt, sier Dalseng, som presiserer at all kundekommunikasjon foregår i et lukket system i systemet.

– Vi er helt i startfasen med dette, men de medlemsbedriftene som nå er godt i gang, ser hvilke enorme fordeler dette systemet gir. Samtidig er også systemet lagt merke til langt utenfor Norge, og det er utenlandske storkjøkkenprodusenter som ønsker å se nærmere på det vi har skapt, sier Dalseng.

– Vil bli et kundekrav

Medlemsbedriftene i BFSN får komplett tilgang til den nye portalen for en billig penge. For en bedrift med færre enn 11 ansatte er grunnprisen 21 417 kroner, samt en månedspris på 440 kroner per bruker. For bedrifter med flere enn 10 ansatte er grunnprisen 40 937 kroner, og 405 kroner per bruker per måned. Da er servicesystem, fakturering etc. inkludert

– Dette er veldig billig tilgang til et lønnsomt og effektivt system, og vi regner med at dette også på sikt vil bli et kundekrav, sier Dalseng, som forteller at det har vært noe skepsis blant medlemsbedriftene i startfasen. Noen har ikke ønsket å være «prøvekaniner».

– Mange av våre ledere er garvede folk med lang fartstid i bransjen – og med respekt for data. Men når de tar seg tid til å sette seg inn dette, er det veldig enkelt, påpeker han.

Les mer i magasinutgaven av Horeca, nummer 1 2014